Egal wie groß Unternehmen heut sind. Ein großer Teil der personellen und finanziellen Ressourcen wird durch  banale Sekretariatsaufgaben aufgefressen. Häufig beschäftigen sich teure und hoch qualifizierte Mitarbeiter mehrere Stunden in der Woche mit dem Büro Triathlon Stempeln, Lochen, Heften. Bei vertrieblich orientierten Unternehmen mit großer Kundenanzahl kommt dazu noch der immer wichtiger werdende Telefon Service. Um wieder Zeit für die umsatzbringenden Tätigkeiten im Unternehmen zu bekommen macht es daher häufig Sinn, unqualifizierte Bürotätigkeiten an externe Dienstleister auszugliedern.

Erfolg bremsende Aufgaben outsourcen

Wenn fünfzigmal am Tag Kunden mit der gleichen banalen Frage nach Sortimenten, Preisen, Kontaktdaten oder ähnlichem fragen, müssen nicht unbedingt unternehmenseigene Mitarbeiter immer und immer wieder die gleiche Standard Antwort geben. Dies hält sie nur von qualifizierten und unternehmenszielführenden Aufgaben ab. Ein geschulter externer Telefonservice kann diese Standardanrufe ganz einfach übernehmen und Kunden genauso kompetent informieren, wie der unternehmenseigene Mitarbeiter. Dazu benötigt der externe Telefonist nur entsprechende Unterlagen mit Informationen und ein kurzes Briefing.

Telefonate nach Wunsch

Wer sich für einen externen Sekretariats Dienstleister entscheidet muss natürlich den wichtigen Kundenkontakt nicht gänzlich aus der Hand geben. Der Anbieter online-sekretariat.de bietet seinen Telefonservice zum Beispiel nach individuellen Vorgaben an. Vorher definierte VIP Kontaktet werden beispielsweis  direkt weiter verbunden. Auch können Anrufe zu bestimmte Themen direkt an entsprechendes Fachpersonal im eigenen Unternehmen weiter geleitet werden. Allgemeiner Kundenkontakt zu Standardfragen und –auskünften wird dagegen nach Vorgabe des Auftraggebers direkt abgearbeitet.

Geschulte Telefonkompetenz

Neben der Zeitersparnis profitiert der Auftraggeber von online-sekretariat.de aber auch von der hohen Telefonkompetenz. Nicht immer sind Mitarbeiter von Unternehmen in Punkto Gesprächsführung per Telefon geschult. Hinzu kommt, dass bei stressigen Situationen zum Beispiel in Saisonspitzen durchaus einmal etwas emotional geantwortet wird, was vom Mitarbeiter nicht böse gemeint, vom Kunden aber als unfreundlich aufgenommen wird. Die geschulten Telefonisten von online-sekretariat.de haben dagegen eine nahezu durchgängige freundliche  Gesprächsführung, da sie sich komplett auf das Telefonieren verlassen dürfen und keine Nebenschaukämpfe bestreiten müssen.